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I sistemi documentali sono efficaci se basati sulle relazioni tra i documenti, le loro aggregazioni e la funzione o attività pratica per la quale vengono prodotti: queste relazioni sono garantite dagli strumenti di records management.
La gestione dei documenti e degli archivi richiede agli Enti pubblici e privati una continua attività di aggiornamento procedurale e di adeguamento tecnologico e organizzativo. La sola adozione di soluzioni informatiche non è sufficiente a garantire un efficace ed efficiente sistema di gestione documentale, se non supportata dal necessario corredo di consulenza, assistenza e formazione del personale su norme, procedure, organizzazione, flussi documentali, archivistica. La grande mole di dati e di informazioni da gestire e archiviare nei sistemi documentali ha, infatti, amplificato l’esigenza di organizzare il flusso documentale, cartaceo e digitale, secondo logiche che vanno al di là del semplice information retrieval.
«La soluzione Content Flow Service ottimizza la gestione informatica dei flussi documentali nel pieno rispetto della normativa vigente, dei criteri di una gestione documentale virtuosa e nella considerazione attenta e sensibile delle esigenze organizzative dell’utente finale – dice Lucilla Less, Owner AB-ArchiviBiblioteche, e precisa – questo vale sia che si tratti di un ente o una organizzazione pubblica, nonché di una azienda privata di qualsiasi dimensione».
Gli elementi chiave caratterizzanti la metodologia applicata nell’implementazione della soluzione prevedono:
a) analisi preliminare funzionale alla realizzazione di un assessment documentale, con cui:
- fotografare l’as is, per vagliare le criticità di gestione rilevabili in relazione ai diversi ambiti della gestione documentale (normativo, organizzativo, archivistico e tecnologico);
- disegnare il to be, proponendo in maniera condivisa con l’azienda/organizzazione le azioni correttive necessarie per rispondere alle esigenze specifiche manifestate o emerse;
b) prodotti e servizi modulari, che sin dalla fase di offerta includono tempi di consegna, costi e documenti di output certi, definiti in base al perimetro di ogni intervento e alla struttura organizzativa dell’Ente, consentendo di offrire al Cliente una soluzione “chiavi in mano” in tema di:
- flussi e procedure,
- classificazione,
- fascicolazione,
- tempi di conservazione dei documenti,
- consulenza e formazione specialistica.
«Grazie al Content Flow Service si può tenere traccia in modo organico, gestire ed archiviare qualsiasi tipo di contenuto aziendale, in qualsiasi formato – spiega Marco Ragogna, Head of Presales di Iws – inoltre la nostra soluzione garantisce un ottimo strumento informatico che il cliente può gestire sia in autonomia sia usufruendo del nostro supporto anche dopo l’istallazione».
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